Informazioni ai sensi degli articoli 12, 13 e 14 del Regolamento Europeo n. 2016/679

(Documento aggiornato al 12 aprile 2021)

Gentile Interessato/Cliente/Utente,

desideriamo informarLa che il Regolamento Europeo n. 679/2016 (Regolamento Generale sulla protezione dei dati) stabilisce le norme relative alla tutela del trattamento dei dati personali delle persone fisiche nonché le norme relative alla libera circolazione di tali dati. I Suoi dati personali saranno trattati secondo i principi di correttezza, liceità, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione ed esattezza, integrità e riservatezza così come richiesto dal Regolamento. Le vogliamo ricordare, inoltre, che per “trattamento” si intende: “qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.” (art.4 par.2 del Regolamento). Vogliamo richiamare la Sua attenzione sul fatto che i dati oggetto di trattamento da parte della nostra Società potranno essere talvolta costituiti da immagini fotografiche e riprese video, raccolti per finalità istituzionali, di pubbliche relazioni e comunicazioni commerciali, relativamente a mostre, convegni, contesti museali e manifestazioni in genere. Questi dati potranno essere da noi trattati in forma stampata e/o audiovisiva attraverso qualsiasi mezzo di diffusione come la rete e i social network. Ovviamente, qualora l’evento non sia di carattere inequivocabilmente pubblico, Le sarà resa disponibile l’adeguata informativa e Le sarà richiesto specifico consenso, che Ella sarà libera di prestare o di rifiutare. Per ultimo Le specifichiamo che i Suoi dati saranno trattati in assoluta conformità a quanto prescritto dal Regolamento e da ogni altra norma applicabile e il trattamento sarà effettuato sia con l’ausilio di mezzi elettronici ed automatizzati sia in modalità manuale. Il Titolare metterà in atto misure tecniche ed organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio dei trattamenti, con particolare riferimento alle procedure di accesso da parte degli incaricati designati al trattamento. Con queste premesse, in osservanza a quanto richiesto dall’art.13 del Regolamento Europeo n.2016/679, Le specifichiamo le informazioni di Sua spettanza per il trattamento relativo ai dati da Lei fornitici.

In particolare di seguito Le forniamo informazioni su:

  • Chi è il Titolare del trattamento
  • Responsabile della protezione dei dati e riferimenti di contatto
  • Le finalità per le quali trattiamo i Suoi dati e le basi giuridiche che ci consentono tale trattamento
  • A chi possiamo comunicare i Suoi dati
  • In quale ambito geografico potranno circolare i Suoi dati
  • Per quanto tempo conserveremo i Suoi dati
  • Cosa sono i cookie e come vengono utilizzati
  • Quali sono i Suoi diritti e le modalità per esercitarli
  • Quando e perché è obbligatorio il conferimento dei Suoi dati
  • L’esistenza o meno di processi decisionali automatizzati

1. Chi è il Titolare del trattamento

I Titolari del trattamento sono le Società SERVIZIMPRESA BUSINESS UNIT SRL e SERVIZIMPRESA SRL-SOCIETÀ TRA PROFESSIONISTI, congiuntamente, in virtù della contitolarità del trattamento. La contitolarità è stata siglata attraverso un accordo tra le Società. Il contenuto essenziale dell’accordo, nel rispetto dell’art.26 par.2 del Regolamento Europeo, è accessibile e consultabile previa richiesta da parte dell’interessato.

1a) Perché due Società contitolari?

L’utilizzo della contitolarità deriva dalle considerazioni che:

  • L’attività svolta dalle Società è in costante e crescente collegamento tecnico/operativo tra le stesse Società;
  • Le problematiche inerenti la consulenza fiscale e del lavoro richiedono sempre maggiori confronti e integrazioni tra i diversi professionisti delle Società;
  • Le soluzioni prospettate ai clienti, a fronte delle esigenze manifestate, sono sempre più spesso assunte dai professionisti in forma collegiale;
  • La consulenza viene vista e richiesta dai clienti come insieme di più professionalità che collaborano nella ricerca delle migliori soluzioni.

Pertanto, alla luce di queste principali considerazioni, si è reso necessario per le due Società condividere e determinare sia le finalità che i mezzi del trattamento per ovvie necessità di sinergia operativa e di mercato, come sopra spiegato. Si è quindi reso necessario assumere, ai sensi dell’art.26 del GDPR 2016/679, la contitolarità del trattamento.

1b) Cosa significa per Lei questa situazione di contitolarità?

La contitolarità del trattamento significa che entrambe le Società potranno trattare i Suoi dati personali con uguale responsabilità in merito all’osservanza degli obblighi derivanti dal Regolamento citato.

In altre parole, la responsabilità in merito al corretto trattamento dei Suoi dati personali ricade in egual misura su ciascuna Società. Inoltre, contitolarità significa che Ella, indipendentemente dagli accordi tra le Società per definire la contitolarità del trattamento, potrà esercitare i suoi diritti “nei confronti di e contro ciascun titolare del trattamento”, così come previsto dall’art.26 par.3. Per esercitare i Suoi diritti, più avanti dettagliati ampiamente, potrà dunque rivolgersi indifferentemente a una o all’altra Società, utilizzando i riferimenti sotto evidenziati.
- SERVIZIMPRESA BUSINESS UNIT SRL
Indirizzo della Società: Milano, Via Guglielmo Silva, 36.
Indirizzo di posta elettronica: info@servizimpresa.it.
Recapito telefonico: 011/9535223.
Ufficio di riferimento: Ufficio Segreteria.

- SERVIZIMPRESA SRL - SOCIETÀ TRA PROFESSIONISTI
Indirizzo della Società: Chieri (TO), Via Vittorio Emanuele II n. 33.
Indirizzo di posta elettronica: info@servizimpresa.it.
Recapito telefonico: 011/9535223.
Ufficio di riferimento: Ufficio Segreteria.

2. Responsabile della protezione dei dati e riferimenti di contatto

Le Società dichiarano di avvalersi del Responsabile della protezione dei dati. I recapiti del Responsabile sono i seguenti:
Indirizzo di posta elettronica: info@servizimpresa.it.
Recapito telefonico: 011/9535223.
Ufficio di riferimento: Ufficio Segreteria.

3. Le finalità per le quali trattiamo i Suoi dati e le basi giuridiche che ci consentono tale trattamento

I dati da Lei forniti verranno trattati per le seguenti finalità:

A) Esigenze pre-contrattuali e contrattuali

Nell’ambito di queste finalità i dati trattati sono relativi alle Sue richieste di informazioni inerenti le nostre offerte e i nostri servizi nelle fasi pre-contrattuali. La base giuridica del trattamento, ossia quella che rende lecito il trattamento, è quella prevista dall’art. 6 par.1 lettera b) del RGPD, che recita “il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure pre-contrattuali adottate su richiesta dello stesso”.

B) Elaborazioni di dati particolari in ambito amministrativo, contabile e fiscale

Nell’ambito di queste finalità i dati trattati potranno anche essere di carattere “particolare” (ex sensibili), così come richiamati e definiti all’art.9 par.1) del Regolamento, che testualmente recita:“ è vietato trattare dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona”. Questi dati sono trattati nel rispetto e nelle facoltà concesse dall’art. 9 par. 2 lettera a) che recita: “L’interessato ha prestato il proprio consenso esplicito al trattamento di tali dati personali per una o più finalità specifiche … (omissis) …”. La base giuridica del trattamento, ossia quella che rende lecito il trattamento, è quella prevista dall’art. 6 par.1 lettera a) del RGPD, che recita “l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”.

C) Commerciali (newsletter) e di marketing, pubblicitarie ed altre attività ad esse collegate

Nell’ambito di queste finalità i dati trattati riguarderanno le comunicazioni pubblicitarie e le comunicazioni relative agli eventi da noi organizzati e/o partecipati. Nello specifico si contemplano, tra l’altro: l’invio di materiale informativo, promozionale e pubblicitario, nonché l’invio di newsletter. Le comunicazioni promozionali e commerciali potranno avvenire attraverso l’utilizzo di posta elettronica o di utenza telefonica. La base giuridica del trattamento, ossia quella che rende lecito il trattamento, è quella prevista dall’art. 6 par.1 lettera a) del RGPD, che recita “l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”.

D) Esigenze di antiriciclaggio

Nell’ambito di queste finalità i dati trattati sono inerenti alle incombenze derivanti dall’osservanza della normativa antiriciclaggio di cui al D. Lgs. 2007/231, in particolare agli obblighi di adeguata verifica della clientela. La base giuridica del trattamento, ossia quella che rende lecito il trattamento, è quella prevista dall’art. 6 par.1 lettera c) del RGPD, che recita “il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento”.

E) Connesse all’utilizzo del portale Business Link

Nell’ambito di queste finalità i dati trattati sono inerenti all’utilizzo, da parte dei nostri clienti registrati, dei servizi offerti dal portale denominato Business Link (www.bi-link.it). A questo proposito, attraverso gli strumenti messi a disposizione all’utente, potranno essere trattati dati inerenti alle sessioni aperte dall’utente stesso che fornisce, quindi, direttamente informazioni personali quali: registrazioni di riunioni, file dimostrativi, documenti, fotografie e filmati, brochure pubblicitarie, ecc. -, durante l’uso del portale. La Società tratterà i dati caricati dagli utenti, durante l’utilizzo dei servizi, solo in relazione ai servizi offerti e al fine di rendere il servizio stesso fruibile e ottimale per gli utenti registrati. La Società, a qualsiasi titolo, non venderà, non cederà, né utilizzerà per altre finalità i dati forniti dall’utente nell’utilizzo del portale. Non controllando le azioni di coloro che pubblicizzano la propria attività attraverso il portale, la Società non garantisce che le informazioni pubblicate direttamente dagli utenti siano vere e corrette. Né può garantire che le informazioni possano essere condivise con persone non autorizzate, essendo aperta e disponibile alla rete interna qualsiasi informazione resa direttamente attraverso l’utilizzo degli strumenti messi a disposizione dal portale, quali ad esempio le riunioni svolte in video-conferenza, la pubblicazione di documenti, la pubblicazione di contenuti nel profilo social. A questo proposito è opportuno ricordare che l'utente deve quindi sempre prestare attenzione alle informazioni che fornisce ad altri utenti e alle informazioni che condivide durante l'utilizzo degli applicativi disponibili sul portale.

La base giuridica del trattamento, ossia quella che rende lecito il trattamento per le finalità sopra esplicitate, è quella prevista dall’art. 6 par.1 lettera f) del RGPD, che recita “il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del Titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore”.

4. A chi possiamo comunicare i Suoi dati

I dati personali degli interessati/clienti/utenti normalmente utilizzati nell’ambito della nostra attività sono quelli relativi alla anagrafica quali, ad esempio e a titolo non esaustivo, il nome e cognome della persona cliente o referente, il luogo e la data di nascita, l’indirizzo di abitazione, i recapiti telefonici e postali, l'eventuale ragione sociale della propria Società di appartenenza, l'indirizzo della sede aziendale, ecc.., oltre a tutti i dati contabili, fiscali ed amministrativi inerenti la propria posizione in qualità di interessato/cliente/utente della nostra Società.

I dati personali che raccogliamo dai nostri clienti non vengono da noi "diffusi", intendendo con tale termine il darne conoscenza a soggetti indeterminati e con qualsiasi modalità di trasmissione.

I Suoi dati personali potranno invece essere da noi "comunicati", intendendo con tale termine il darne conoscenza ad uno o più soggetti determinati, come di seguito specificato:

a) a soggetti autorizzati all’interno della nostra struttura ed in particolare agli addetti contabili/amministrativi della nostra Società;

b) a soggetti che possono accedere ai dati in forza di normative o di disposizioni di legge, sempre nei limiti da queste previsti;

c) a soggetti (fornitori di servizi) che hanno necessità di accedere ai dati per finalità ausiliarie al rapporto intercorrente, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari loro affidati;

d) a soggetti nostri consulenti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico con il dovere di riservatezza e sicurezza;

e) ad altri soggetti interni o esterni alla Società che siano tenuti a conoscerli nella loro qualità di organizzatori e partner nelle attività istituzionali da noi organizzate e/o partecipate relative a corsi, meeting, congressi ed ogni altro evento a carattere istituzionale reputato necessario e strumentale alla nostra attività.

Nello specifico:

  • nel caso previsto al punto a), i Suoi dati saranno trattati da persone formalmente incaricate dalle nostre Società (dipendenti, stagisti, tirocinanti, professionisti interni e altri soggetti equiparabili);
  • nel caso previsto al punto b), in forza di disposizione di legge, i Suoi dati potranno essere comunicati a enti pubblici e privati (fondazioni, istituti previdenziali, assistenziali, assicurativi), medici competenti in materia di igiene e sicurezza sul lavoro, camere di commercio, forze armate e di polizia, uffici doganali e fiscali in ambito nazionale;
  • nei casi previsti ai punti c), d) ed e), i Suoi dati personali potranno essere comunicati ai soggetti, che saranno da noi nominati e controllati, quali Responsabili esterni al trattamento. Tra questi ultimi, a titolo non esaustivo, si potranno annoverare: consulenti del lavoro, consulenti fiscali, centri di elaborazione dati, Società di gestione servizi di elaborazione e conservazione dati in cloud, Società di servizi diversi, Società collegate, controllate o controllanti, rivenditori, banche ed istituti di credito, Società finanziarie e di assicurazione del credito.

5. In quale ambito geografico potranno circolare i Suoi dati

I Suoi dati personali saranno trattati solo in ambito nazionale o europeo.

6. Per quanto tempo conserveremo i Suoi dati

I Suoi dati personali saranno conservati:

- per le finalità espresse al punto 3) lettera A), B) e D) per un periodo di tempo atto a garantire la corretta esecuzione degli obblighi contrattuali e l’assolvimento dei connessi obblighi amministrativi e fiscali (Codice Civile e Normativa Antiriciclaggio): 10 anni.

- per le finalità espresse alla lettera C), commerciali e di marketing, ossia dati raccolti per finalità relative all’invio di materiale      informativo, promozionale e pubblicitario, nonché l’invio di newsletter ed altre iniziative promozionali e di comunicazione, fermo restando il Suo diritto di esercitare, in qualsiasi momento la revoca del consenso prestato: 24 mesi.

- per le finalità espresse alla lettera E), relative all’utilizzo del portale Business Link, conserveremo i Suoi dati personali finché rimarrà attiva la Sua utenza. Questo include i dati che Lei o altre persone ci hanno fornito e i dati generati o dedotti dall’utilizzo da parte Sua dei nostri Servizi.

7. Cosa sono i cookie e come vengono utilizzati

Sul sito www.servizimpresa.it non sono utilizzate in alcun modo tecniche informatiche (automatiche) per l’acquisizione diretta di dati personali identificativi dell’utente o sistemi di profilazione dell'utente. I c.d. “cookie di sessione”, una volta terminata la connessione al sito, non vengono conservati. I nostri sistemi informatici utilizzano: cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale; cookie persistenti di nessun tipo, eccetto quelli di Google Analytics, servizio di analisi web fornito da Google Inc. (“Google”) che utilizza dei cookie che vengono depositati sul computer dell’utente per consentire analisi statistiche in forma aggregata in ordine all’utilizzo del sito web visitato. I dati generati da Google Analytics sono conservati da Google, come così come indicato nella propria informativa sull'utilizzo dei cookie. Come titolare autonomo del trattamento dei dati relativo al servizio di Google Analytics, Google Inc. rende disponibile la propria informativa privacy. Per ulteriori approfondimenti su come gestire o disabilitare i cookie di terze parti o di marketing è possibile visitare il sito www.youronlinechoices.com. La privacy cookie completa è disponibile sul nostro sito www.servizimpresa.it.

8. Quali sono i Suoi diritti e le modalità per esercitarli

Ella potrà esercitare questi specifici diritti rivolgendosi al Titolare del trattamento:

  1. Diritto di accesso: diritto di ottenere dal Titolare la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Suoi dati personali e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati e le informazioni di dettaglio che La riguardano come l’origine dei dati, le finalità di trattamento, le categorie dei dati trattati, i destinatari delle comunicazioni e/o trasferimento e quant’altro La riguarda.
  2. Diritto di rettifica: diritto di ottenere dal Titolare la rettifica dei dati personali inesatti, senza ingiustificato ritardo, nonché l’integrazione dei dati personali incompleti, anche attraverso una Sua dichiarazione integrativa.
  3. Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”): diritto di ottenere dal Titolare la cancellazione dei dati nei casi previsti in cui:

- I dati non siano più necessari rispetto alle finalità per le quali erano stati raccolti;

- Sia stato revocato il consenso e non vi sia altra base giuridica che renda lecito il trattamento;

- I dati siano stati trattati illecitamente;

- I dati debbano essere cancellati per un obbligo di legge.

  1. Diritto alla limitazione: diritto di ottenere dal Titolare la limitazione del trattamento, nei casi, tra gli altri, in cui si sia contestata l’esattezza dei dati stessi (tale limitazione consentirà al Titolare la verifica della esattezza dei dati). E ancora, se il trattamento è illecito e l’interessato si sia opposto alla cancellazione.
  2. Diritto di opposizione: diritto di opporsi, in qualsiasi momento, al trattamento di dati che hanno come base giuridica un legittimo interesse del Titolare e/o al trattamento per finalità di marketing diretto, profilazione inclusa.
  3. Diritto alla portabilità dei dati: diritto di ricevere, in un formato strutturato di uso comune e leggibile da dispositivi automatici, i propri dati personali e di trasmettere tali dati ad un altro Titolare del trattamento. Questo diritto è esercitabile solo nel caso in cui il trattamento sia basato sul consenso o sul contratto e per i soli dati elettronici.
  4. Diritto di revoca del consenso prestato: diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso precedentemente prestato, senza con ciò pregiudicare la liceità del trattamento, basata sul consenso prestato prima della revoca.
  5. Diritto di reclamo verso un’Autorità di controllo: diritto di proporre reclamo a un’Autorità di controllo competente, qualora l’interessato ritenga che il trattamento che lo riguarda violi il Regolamento. Tale diritto potrà essere esercitato attraverso l’Autorità di controllo dello Stato membro dove risiede o lavora l’interessato, ovvero nello Stato in cui si è verificata la presunta violazione.

Nell’eventualità Ella voglia esercitare i suddetti diritti, oppure voglia ricevere ulteriori chiarimenti in merito al trattamento dei Suoi dati personali, potrà scrivere al Titolare all’indirizzo e-mail: info@servizimpresa.it o all’indirizzo delle sedi legali sopra citate. Oppure potrà collegarsi al sito www.servizimpresa.it e scaricare questa informativa, che riporta il modulo da utilizzare per l’esercizio dei diritti.

9. Quando e perché è obbligatorio il conferimento dei Suoi dati

Il conferimento dei dati è obbligatorio per quanto richiesto dagli obblighi legali e contrattuali, punto A), B) e D) della finalità, pertanto un eventuale rifiuto comporterebbe l’impossibilità per le nostre Società di instaurare e/o proseguire il rapporto.

Il conferimento di altri dati, non riconducibili ad obblighi legali e contrattuali, ma riferibili ad attività commerciali e di marketing, pubblicitarie, promozionali (compreso l’utilizzo del portale Business Link), di rilevazione del grado di soddisfazione del cliente ed altre ad esse collegate, punto C) e D) delle finalità, ha invece carattere facoltativo, perché sono dati raccolti o trattati allo scopo di ottimizzare il rapporto con l’Interessato/Cliente/Utente nell’ambito della nostra attività. Il rifiuto a fornire i dati per queste finalità, pur non pregiudicando un eventuale rapporto contrattuale tra le parti, renderà impossibile proporre al cliente iniziative commerciali e promozionali offerte dalle nostre Società, compreso l’utilizzo del portale Business Link.

10. Esistenza o meno di processi decisionali automatizzati

Nell’ambito della nostra attività non esistono processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, di cui all’art. 22 paragrafi 1 e 4.

 

Luogo e data di emissione del documento: Milano, 12 aprile 2021

I Titolari del trattamento:

SERVIZIMPRESA BUSINESS UNIT S.R.L.

SERVIZIMPRESA SRL Società tra professionisti

SEDE LEGALE

Via Guglielmo Silva, 36 - 20149 Milano +39 02 84.21.73.21
www.servizimpresa.it - info@servizimpresa.it - sibusinessunit@pec.it
C.F./P.IVA 09883080963 - R.E.A. MI-2119510

SEDI OPERATIVE

Rivoli - Corso Susa, 242 - 10098 Rivoli (TO) +39 011 95.35.223
Chieri - Via Vittorio Emanuele II, 33 - 10023 Chieri (TO) +39 011 94.21.694
Milano - Via Guglielmo Silva, 36 - 20149 Milano +39 02 84.21.73.21
Verona - Via dell'Artigianato, 3 - 37135 Verona - Tel. +39 045 82.03.803